Süreç İyileştirme

Süreç iyileştirme çalışmalarında izlenebilecek  pratik bir yöntemin adımlarını aşağıda veriyorum. Bir öncelik sıralamasının olması gerekmekle birlikte, eş zamanlı olarak yapılması gereken çalışmalar da olduğundan,  herhangi bir öncelik sıralamasından özellikle kaçındım. Bu metodoloji genç bir meslekdaşımla (Feyzi Kömürcü) yaptığımız bir çalışma sırasında  ortaya çıktı ve kendisi için kalıcı olması açısından kağıda dökme fırsatımız oldu.

Süreç yönetimi ve süreç iyileştirme için bilimsel literatürde pek çok yayın olmakla birlikte bunların tamamı İngilizcedir.  Süreç yönetimi ve süreç iyileştirmeyi ISO 9001:2008’den ibaret sananlara, kerameti kendinden menkul jargon ve yöntem geliştirenlere ve nihayet, işin bilimsel yanı ile ilgilenenlere Dr. Harrington’ın “Business Process Improvement” adlı kitabını önereceğim.  Bu kitabın 1991de yayınlanmış olduğunu da eklemek isterim.

SÜREÇ İYİLEŞTİRME ADIMLARI

Herşeyden önce, sürecin ( bir organizasyonel birimin değil!) iyileştirmeye gereksinimi olduğuna inanan, iyileştirme için kararlı olan bir yönetim, bir süreç iyileştirme ekibi, sorumlu personel olmalıdır. Süreç iyileştirme ekibi, istatistiksel veri toplama, veri analizi,  problem çözme tekniklerine ilişkin gerekli niteliklere sahip olmalıdır; bu nitelikler yoksa, eğitim vb faaliyetlere gerek vardır.

  • Kritik Başarı Faktörlerinin belirlenmesi
  • Kritik Başarı Faktörlerine etki eden süreçlerin belirlenmesi
  • Mevcut durum analizi
      • Yöntem
      • İş akışı
      • Malzeme Kullanımı
      • Malzeme Transferi
      • Stok Alanları (Malzeme/Bitmiş Ürün)
      • İş Gücü Kullanımı
      • Çalışan Sayısı
      • Organizasyon Yapısı/Görev Tanımları
      • Üretim Ekipmanı
      • Bilgisayar Kullanımı
      • Muayene / Doğrulama Operasyonları
      • Kayıtlar
      • İzlenebilirlik
  • Kilit Performans Göstergelerinin ve kriterlerinin belirlenmesi
  • Süreç Tanımlama Kartlarının hazırlanması
  • Kontrol noktalarının belirlenmesi
  • Kalite Planının hazırlanması
  • Mevcut performansın saptanması ve önceliklerin belirlenmesi
  • Muayene / Doğrulama operasyonlarının belirlenmesi
  • Olması gereken iş akışının çıkarılması
      • Operasyonların gözden geçirilmesi (ayırma, birleştirme, çıkarma, ekleme, sıralama)
      • Kalite Kontrol operasyonlarının iş akışı içerisinde konumlandırılması
      • İş Akış Şemasının hazırlanması
  • İş ortamının düzenlenmesi
      • Üretim alanlarının düzenlenmesi
      • Stok alanlarının düzenlenmesi
      • Malzeme transferinin düzenlenmesi
  • Organizasyon yapısının belirlenmesi
      • Organizasyon Şemasının hazırlanması
  • Dokümantasyonun hazırlanması
      • Prosedürün yazılması
      • Görev tanımlarının yazılması
  • Kayıt mekanizmasının kurulması
      • Kayıt formları (Kalite Kontrol ve diğer)
      • Raporlar
  • Yeni sürecin hayata geçirilmesi için eylem planlarının hazırlanması
    • Sorumluların belirlenmesi
    • Gerçekleşme sürelerinin belirlenmesi
  •  Talimatların yazılması
  • Malzeme kullanımının düzenlenmesi
  • Üretim ekipmanı kullanımının düzenlenmesi
  • Bilgisayar kullanımın düzenlenmesi
  • İzleme-Ölçme-Standardizasyon
  • Eğitim
Reklamlar

About Selçuk Aytimur

Yolun yarısını geçeli çok olmakla birlikte, bana hiç öyle gelmiyor daha
Bu yazı Yönetim içinde yayınlandı ve , , , , , , , olarak etiketlendi. Kalıcı bağlantıyı yer imlerinize ekleyin.

4 Responses to Süreç İyileştirme

  1. Levent Topakoğlu dedi ki:

    Selçuk bey,

    Akademik referanslar göstererek genç arkadaşlara tavsiyeler vermenizi takdir ediyorum. Ancak yeri geldiğinde “kerameti kendinden menkul jargonlar ve yöntemler geliştiren” biri olarak bu yorumunuza katılamayacağım. Zira bence kendi yöntemlerini geliştirmek bir kalitecinin olmazsa olmaz bir özelliği olmalıdır. Mevcut yöntemleri bilen ancak nereye giderse gitsin bunları kelimesi kelimesine uygulamaya çalışan, kendinden hiçbir özgün çalışma, firmaya özel yaklaşım, yapıya özel jargon, en azından kendine özel yöntem geliştirmeden hayatını kazanan kalite sistemcilerinden feci şekilde sıkılmış durumdayım. Yaratıcılık olmadan iyileşme olmaz. Olsa bile kısıtlı olur. Referans gösterdiğiniz yazar ve örnek aldığınız kişiler de zamanında kendi jargonlarını ve yöntemlerini türeterek başarıya ulaşmış ve kalite jargonunun oluşmasını onlar sağlamışlardır. Zaten doğal seçilim gereği başarısız jargonlar ve yöntemler ömürlü olmayıp piyasadan silinmektedirler. O yüzden öğrendiği temel bilgileri kullanarak kendine özgü, özgün bir sistem oluşturan kişileri yermek değil, takdir etmek gerekir diye düşünüyorum. Ben de böyle davranmaya çalışıyorum. Örneğin yazınızda geçen “Süreç Yönetim Kartları” gibi nuhu nebiden kalma bir öğeyi kullanmayı yıllar önce reddettim. Sürecimi sadece akış şeması ve metnin birleşimi şeklinde yazıyorum, adına da sadece “prosedür” diyorum. Ve bunun yanlış olduğunu kimse iddia edemez! Her zamanki, kitaplarda anlatılan yöntemi ve klasikleşmiş aracı kullanmadım diye beni eleştirecek herkesle de tartışmaya açığım. Sürecinizi nasıl tanımlarsanız tanımlayın, adını ne koyarsanız koyun, ortaya çıkan amaca yönelikse ve işe yarıyorsa doğrudur ve de geçerlidir. Adı isterse “Cowabunga!” kartı olsun, gene doğrudur.

    • Selçuk Aytimur dedi ki:

      Levent bey,

      Katkınız için teşekkürler. Yazılarımı genç arkadaşlara yazdığımı nereden çıkardınız bilmiyorum? Konu ile ilgilenebilecek olan herkese açık yazıyorum. “Kerameti kendinden menkul jargonlar ve yöntemler geliştiren” tanımımdan ne anlam çıkardığınızı bilmediğimden, sizi ve işlerinizi de tanımadığımdan bu tanımıma katılıp katılmamanız konusunda veya bir şey demem veya veya sizi değerlendirmem mümkün değil; kaldı ki böyle bir niyetim de yoktur. Kimseyi bir şeye ikna etmek veya inandırmak, tartışma vb niyetinde değilim. Ben gözlemlerimi, yaşadıklarımı ve deneyimlerimi yazıyorum. Bu blog bir okul sınıfı değil, herkese açık bir yer, kimseye ders vermek niyetim de yok; onu başka ortamlarda yapıyorum. Bu yazılardan isteyen istediğini alıyor.

      Yönetimin bilim + sanat olduğunu düşünürüm, inancım, ve 31 yıllık deneyimim de bu yöndedir. Bilimsel yöntemler dışındaki konuları da tartışmaya değer bulmam. “Kaliteci”, “kalite sistemci”, “kalite jargonu” sözcüklerinden ne kasttettiğiniz benim için meçhuldür.

      Yazımda bahsi geçen yazdığınız gibi “süreç yönetim kartları” değil de “süreç tanımlama kartları” dır. Süreç tanıtım kartları için nuhunebi tanımlamanız ilginç, ve anlaması da zor. Süreç tanımlama kartı’ndan ne anladığınızı da bilmiyorum; ancak, duruma ve ihtiyaca göre çok etkin bir araçtır ve hala da kullanımdadır. Bu yöntemi kullanmayı reddetmek ne anlama geliyor bunu da anlamak zor?. Süreçlerin tanımlanmasında aktif olarak kullanılagelen yararlı yöntemlerden birisidir. Her işletmede, veya her zaman kullanılması söz konusu olmayabilir. Ben de pek çok çalışmamda kullanmış değilim. Ancak, yazıda sözü geçen projede kullanmak çok uygun oldu. Siz gerek duymuyorsanız kullanmayınız, benim de kullanmadığım pek çok yöntem var, ama başka başka yerlerde hala geçerliler ve pek de modalar üstelik!

      Bir süreci iş akış şeması ve metnin birleşimi ile tanımlayabildğinizi iddia ediyorsanız, siz böyle devam ediniz; görmediğim için ne demek istediğinizi anlamam çok zor. Ancak, bu yöntem, yani adına prosedür dediğiniz şey, korkarım bir sürecin tanımlanması için gerekli olan elemanların tamamını içermek için yetersiz kalabilir. “Süreç tanımlama” ve “prosedür” sözcüklerinden ne anlıyorsunuz bunu anlayamadım yazınızdan? “Prosedür” ve “süreç” aynı şeyler değillerdir. Prosedür yöntem demektir, süreç ise başka…

      Karşılaşılan organizasyon ve duruma ilişkin çözümler üretmek için çaba harcamak başka birşeydir, bu çözümleri geliştirmek için bilimsel yönetim ilkelerini izlemek başka…Yönetimin bilim + sanat olduğundan hareketle bu çerçevede herkes istediği gibi çalışabilir. Ancak, bir evin ısıtılması probleminin ilgili bilimsel yöntemler dışında ele alınması ne kadar doğru ise (isteyen yapar tabii), iş süreçlerine ilişkin problemlerin de bilimsel yöntemler dışında ele alınması o kadar doğrudur. Benim o bahsettiğiniz cümleden kastım tam da budur. Ben de bundan çok sıkıldım.

  2. Levent Topakoğlu dedi ki:

    Selçuk bey,
    Aslında söylemek istediklerimi bal gibi anlamışsınız ki destan gibi cevap verme ihtiyacı duymuşsunuz. Söylediklerimden kaçırdığınız tek bir nokta var, o da “adlandırmalara takılmayın” idi. Velhasıl kullandığım tabirleri tek tek ele alarak, isimlendirme yanlışımı yakalayarak bu konuyu atladığınızı gösterdiniz. Bilimsel yöntemle sorun yoktur, bilimsel yöntemi kullanmayın da demedi kimse. Yönetim sistemleri hakkında döşendiğim bir blogum yok ama gene de benim buradan yönetim bilimi ve kalite sistemleri ile ilgilenenlere mesajım şudur: Adını ne koyarsanız koyun bir işi bir çok değişik yöntemle yapabilirsiniz. Her yiğidin bir yoğurt yiyişi vardır. Yeter ki uğraştığınız konuya uygun olsun, amacınıza uygun olsun, akılcı bakış açısına uygun olsun. Yaptığınız şey doğrudur. Prosedürde tanımlamadığınız bir şeyi başka bir yerde tanımlamanız da mümkündür. Tanımladığınız ortam bir el kitabı, prosedür, süreç, kitapçık, web sayfası, video klip, hatta “süreç bilmemne şeysi” bile olabilir. Birilerinin kitaplarında yazan adlandırmaları, araçları, hatta metotları mutlak doğrularmış gibi kullanmanız gerekmiyor.

    • Selçuk Aytimur dedi ki:

      Levent bey,

      Ne yazık ki ilk mesajınızda söylemek istediklerinizi “bal gibi ” anlamadım, bunu nereden çıkardınız? Anlaşılan sizin kadar akıllı değilim. Sizin destanınıza yanıt verdim sadece ve anlayamadığım yerleri de sordum. Süreç tanımlamasından prosedüre böyle hızla atlamanız ve ders vermeye başlamanız soru işaretlerimi arttırıyor. Benim bir şeye takıldığım yok ama sizin var gibi…Kullandığınız tabirleri tek tek almadım, mesajınızın bütününe yanıt verdim, siz de anlamışsınız zaten tepkinize bakılırsa. Mesajlarınızı göndermeden önce bütünlük, yapıcılık ve objektiflik açısından gözden geçirmenizi öneririm. Nezaket kurallarını bu kadar zorlamanıza da gerek yoktur.

      Burası alt tarafı bir blog, forum değil. Okudunuz, fikirlerinizi dile getirdiniz: Teşekkür ederim, saygı duydum, yayınladım ve yanıtladım. Ancak, sübjektif tartışmalara veya reklamlara kapalıdır bu blog. Mesajlarınızı yayınlamak için başka ortamlar bulmanızı rica ediyorum. Hem bu “Kerameti kendinden menkul…” cümlesine nedir bu tepkiniz?

Bir Cevap Yazın

Aşağıya bilgilerinizi girin veya oturum açmak için bir simgeye tıklayın:

WordPress.com Logosu

WordPress.com hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap / Değiştir )

Twitter resmi

Twitter hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap / Değiştir )

Facebook fotoğrafı

Facebook hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap / Değiştir )

Google+ fotoğrafı

Google+ hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap / Değiştir )

Connecting to %s