Kalite Sistem Dokümantasyonu üzerine

  Kalite sistem dokümantasyonunun    kuruluşun büyüklüğü, organizasyonel yapısı ve süreçleriyle uyumlu olması ve elbette ISO 9001:2008 gereklerini karşılaması gereklidir. Sistemin bu gerekliliklere uygun olarak dokümante edilmesi,  böyle beyan edilmesi kadar kolay değildir. Dikkat edilmezse  “kırtasiye”, bürokrasi”, “gereksiz kağıt işi”, vb şikayetler alır başını gider ve sistem kuruluşa hizmet edeceği yerde, kuruluş sisteme hizmet etmeye başlar. Sistem uygulamaları bir türlü kuruluşun günlük hayatı ile bütünleşemez; yaygın tabiri ile bir yandan “ISO işleri ile uğraşılırken” bir yandan da “kuruluşun işleri” gerçekleştirilir. Oysa, tek bir uğraş olmalıdır.  Sistem dokümantasyonunun hantallığı, kuruluşa uygun olmaması, sistemin etkin olarak uygulanamamasının ana nedenlerinden birisi olabilir, ki bu da az görülen bir durum değildir.

Dokümantasyon çalışmalarına başlanmadan önce sistem dokümantasyonunun  modellenmesi,  yönetim için hayatı kolaylaştırır.  Sistem dokümantasyonunun modellenmesinin notebooklarda hazır bulunan el kitabı, prosedür, talimat vb nin seçilerek kopyalanması olmadığına dikkat çekmek istiyorum.

Daha anlaşılabilir olması amacıyla “modelleme” yerine “planlama” sözcüğü kullanılırsa, ISO 9001:2008 5.4.2 ye de uygun bir tanımlama yapılmış olabiliriz.  Kalite sisteminin planlanması üst yönetimin sorumlulukları arasındadır.

Kalite sisteminin ve dokümantasyonun planlanması  bir binanın inşaatına başlanmadan önce zemin etüdü, mimari proje (ki bunun bir de ön projesi olur), statik hesaplamalar, elektrifikasyon, sıhhi tesisat vb projeler ve bazı özel durumlarda da  iç mimari projesi, ev eşyalarının seçimi, perdeler, koltuklar, mutfak, banyo vb belirlenmesine benzer.  Bu tür planlamalar  yapılmadan bina inşaatına başlanamaz. Başlanırsa da ondan hayır gelmez…

Problem şu ki,  “danışmanların ve yönetim temsilcilerinin çoğu kalite yönetim sistemi için bir planlama yapmamaktadırlar” (The problem is, for most of the “consultants” and management representative, not to make an initial plan for QMS) Bu cümleye bana ait olmamakla birlikte katılmaktayım. Cümle, uluslarası bir tartışma grubunda, konumuzla ilgili süregelen bir  tartışmada bir İngiliz yönetim danışmanı tarafından söylenmişti. Bu problem bütün dünyada görülen bir problem, anlayacağınız.

Kalite yönetim sisteminin tasarımı ve uygulamaları kuruluşun

  • içinde bulunduğu çevre, bu çevredeki değişiklikler ve çevreden kaynaklanan risklerden
  • değişik ihtiyaçlarından
  • hedeflerinden
  • ürünlerinden
  • süreçlerinden
  • büyüklüğü ve organizasyonel yapısından

etkilenir. Dolayısıyla sistem tüm bunlara uygun olarak tasarlanmalı ve uygulanmalıdır. 

Sistemin planlanmasının nasıl yapılabileceğine, planlama aşamasında nelere dikkat edilmesi gerektiğine dair,  olanaklar çerçevesinde,  anahatları ile ip uçları vermeye çalışacağım.

Kalite sisteminin tasarlanmasında dikkat edilecek husulardan birisi süreç yaklaşımıdır.  Süreç yaklaşımı otomatik olarak sistem yaklaşımını gerektirir; aksi takdirde süreçler bir arada ve bir hedefe doğru yönetilemezler.

Sistem tasarlamada ikinci önemli husus Sistem Yaklaşımıdır. Sistem, süreçler üstünde, birbirleriyle olan etkileşimlerini de göz önüne alarak bir etkin bir kontrol mekanizması sağlamalıdır. Sistem, tanımı gereği belirlenmiş bir amaç için çalışır (politikalar, hedefler, stratejiler…)  Bu noktada “sistem yaklaşımı”  veya ” sistem düşüncesi” ve “süreç yönetimi” dünyasının ISO 9001 doğmadan yıllar önce doğmuş olduğunu belirtmekte yarar var. “Sistem düşüncesi” nin geçmişi 1950 lere kadar geri gider mesela… ISO 9001:2000 ile yönetim dünyası mecburen süreç yaklaşımı ile tanışmış oldu ama, biz bilelim veya bilmeyelim süreçler her zaman var oldular da biz bilememişiz bakıp, görmeyi.  Mesela satınalma süreci, süreç olarak tanımlandı diye var olmaz o, zaten vardır; veya  söylenegeldiği gibi “biz onu süreç olarak almadık” deyince bakım-onarım süreci, iç denetim, satış vb faaliyet setleri süreç olmaktan çıkmazlar.

Sistemin tüm elemanları sistemin etkin ve verimli çalışmasına hizmet etmek durumunda olduğundan, belirlenecek ve yazılacak her prosedürün sisteme hizmet etmesi gerekir. (Denetimde denetçiler istiyor veya standard gereğidir diye  hazırlanan ve uygulanan ancak sisteme hizmet etmeyen bir tedarikçi değerlendirme yöntemi ve kayıtları, eğitim prosedürü…buna örnek gösterilebilir.  Bir yazılı prosedür olduğu halde, örneğin bir de tasarım “süreç” akış  şemasının olması da buna örnektir. “İş akış şeması = süreç” değildir.

Dokümantasyona başlamadan önce süreç analizi yaparak süreçleri belirlemek gerekir.  Tabii burada kuruluşun gerçek iş süreçlerinin belirlenmesini kastediyorum; standardın madde adlarını veya organizasyonel birimleri alt alta yazıp, karşılarına da “süreç”  yazmayı değil…Süreçlerin belirlenmesi için izlenen bir metodoloji vardır, uygulamak yararlı olacaktır. 

Süreç analizi, yazılı hale getirilmesinde yarar görülebilecek olan faaliyetlerin belirlenmesinde yardımcı olur; yani yazılacak prosedürler ve talimatlar ve bunların kapsama alanları önceden belirlenebilir. Bunların adlarını da belirleyerek bir liste hazırlayabilir, prosedürlerin başlangıç ve bitiş  noktalarını belirleyebilirsiniz.  Posedürler süreçleri kontrol altına almak ve standardize etmek için belirlenen yöntemlerdir, yazılı hale getirilmeleri de etkinliklerini lerini arttırır doğru ve yerinde kullanıldıkları takdirde. Süreçlerin belirlenmesine paralel olarak, etkileşimleri  ve sıralamalarının belirlenmesine de başlanabilir.

Prosedürler süreçler için belirlenmelidir, departmanlar için değil. Satınalma prosedürü Satınalma Müdürlüğü değil, Satınalma Süreci kapsamında yer alan faaliyetleri tanımlamalıdır. Örneğin: Satış Müdürlüğü  veya şefliği  olmaması (ki bazı kuruluşlarda  bu isimle bir sorumlu veya bölüm yoktur…) satış sürecinin olmadığı anlamına gelmeyeceği gibi bir satış prosedürünün yazılamayacağı anlamına da gelmez.

Süreçleri kontrol altına almak, etkin ve verimli yönetebilmek için yazılı hale getirilmesi kararlaştırılan prosedürlerin kapsam ve adları bir kez belirlenince, bunların kodlanmları da da çok kolay olur. Prosedürler süreçler için yazıldığına göre ait oldukları süreçlere bağlı olarak kodlanabilirler (Prosedürleri organizasyonel birimlere veya standard maddelerine göre kodlamayın) Şimdi, daha bir tek satır yazmadan elimizde süreç tanımlamalarımız, süreçlerin etkileşimini ve sıralamasını gösteren bir çalışma sonucu ve yazılması gerekli görülen prosedürlerin bir listesi var. Bu listeye dokümantasyon çalışmaları ilerlerken duyulacak gereksinime göre eklemeler veya çıkarmalar yapılabilir.

Prosedürlerde belirtildiği şekilde  organizasyonel birimler tarafından gerçekleştirilen falaiyetlere ilişkin detaylar talimat adlı dokümanlarda yazılı hale getirilirler. Bundan dolayı, prosedürlerin yazımı ilerlemeden hangi talimatların yazılması gereği bilinemez. Talimatlar, prosedürleri uygulayan organizasyonel birimlerin detaylı iş tanımlamalarıdır ve ait oldukları birimlere göre kodlanmaları uygun olur. Talimatlar, çalışma talimatları, çalıştırma talimatları, operasyon planları, kalite planları, kullanma talimatları, muayene talimatları, bakım talimatları, operasyon talimatları vb genel isimlerle anılırlar. Başlangıçta nelerin taliamtlarının yazılması gerektiği bilinemez ise de, bu genel sınıflandırma yazılacak talimatların ilk belirleme çalışmalarında yol gösterici olur.

Geriye el kitabı kaldı. ISO 9001:2008, kalite el kitabında en az nelerin olması gereğini şöyle belirtir:

  • Sistem kapsamı, hariç tutmalar ve açıklamaları (firmada olmayan bir faaliyete ilişkin bir standard maddesi hariç tutulur; hariç tutmalar 7. madde ile sınırlıdır.)
  • Süreçlerin etkileşiminin bir tanımlaması (Standard maddelerinin, prosedürlerin, departmanların arasındaki değil, firmanın iş süreçlerinin etkileşimi…)
  • Prosedürler veya referansları

Standardın her bir maddesini oturup tekrar yazarak kalite el kitabı yazmanın bir anlamı olmadığı gibi fazladan bir yüktür. Yukarıdakilere aşağıdakilerin eklenmesiyle kullanışlı bir kalite el kitabı hazırlanabilir:

  • önsöz
  • firmayı tanıtıcı bilgi
  • adres ve iletişim bilgileri
  • organizasyon şeması
  • ve belki firmanın kendi kalite yönetimi uygulamalarına yaklaşımına ilişkin olarak, genel başlıklar altında tanımlamalar
Reklamlar

About Selçuk Aytimur

Yolun yarısını geçeli çok olmakla birlikte, bana hiç öyle gelmiyor daha
Bu yazı Yönetim içinde yayınlandı ve , , , , , , , , , , , , , , , , , olarak etiketlendi. Kalıcı bağlantıyı yer imlerinize ekleyin.

Bir Cevap Yazın

Aşağıya bilgilerinizi girin veya oturum açmak için bir simgeye tıklayın:

WordPress.com Logosu

WordPress.com hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap / Değiştir )

Twitter resmi

Twitter hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap / Değiştir )

Facebook fotoğrafı

Facebook hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap / Değiştir )

Google+ fotoğrafı

Google+ hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap / Değiştir )

Connecting to %s