Kalite yönetim sisteminde “uygunsuz ürünün kontrolu” üzerine (ISO 9001:2008 8.3)

ISO 9001:2008 kalite yönetimi sistemine ilişkin olan “Uygunsuzluk, kök neden analizi ve düzeltici faaliyetler üzerine” başlıklı yazımın sürekli ilgi gördüğünü ve her gün okuyucu çektiğini görünce  “uygun olmayan ürünün kontrolu” üzerine de birşeyler paylaşmak istedim.

He ne kadar bu konuları pek iyi bilmiyor olsam da, herkesin her konuda bir şeyler bilme hakkı olduğunu düşünerek kendime hakim olamadım!

İşin latifesini  bir tarafa bırakarak, duruma bir göz atalım önce:  ISO 9001:2008 madde 8.3 gereklilikleri, sık sık 8.5.2 gereklilikleri ile birbirine karıştırılır; neden ve hangi noktalarda karıştırıldığına girmeyeceğim. Sadece,  ISO 9001:2008 8.3 Uygun Olmayan Ürünün Kontrolu maddesi üzerinde duracağım kısaca. Yazının kalanını okurken,  konuya tam aşina olmayanların ISO 9001:2008 standardını açarak arada bir madde 8.3 e göz atmalarını öneririm, çünkü burada birebir tekrarlamayacağım.

Önce “Ürün” sözcüğüne bakalım: Ürün sözcüğünden  ürün veya hizmet üretiminde  kullanılan fiziksel ve veya fiziksel olmayan (hizmet, yazılım…) tüm girdiler ve üretim / hizmet süreçlerinin çıktılarını (bitmiş ürün dahil) anlıyoruz. Hizmet üreticilerine örnek olarak hastaneler, oteller, lojistikçiler…verilebilir.

Bu madde, sadece ve sadece” uygun olmayan ürün”ün kontrol altına alınmasıyla ilgilidir.

Uygun olmayan ürün (uygunsuz ürün) , tanımlanmış olan gerekliliklere (şartname, spesifikasyon vb)  uygun olmayan üründür.

Sistem uygunsuzlukları ile madde 8.3 ilgilenmez;  madde  8.3,  yalnızca gerekliliklere uygun olmadığı gözlenen ürünlerle  ilgilenir. Uygun olmayan ürünler, gelen ürünlerin muayenesi aşamasında (giriş kalite kontrol) , üretim aşamalarında  (proses kontrol- proses kalite kontrol), ve son kontrol aşamasında saptanabilirler; depolama aşamasında ve müşteriye gönderildikten sonra da ürünlerin uygun olmaktan çıkabileceğine dikkat etmek gerekir (hammadde depolama, malzeme depolama, yarı mamul depolama, bitmiş ürün depolama ve sevkiyat sonrası…)

Fiziksel ürünlerin üretildiği üretim sektöründe uygunsuz ürünlere sayısız örnek verilebilir; Uygunsuz ürünler, ürün doğrulamayla görevli çalışanlar (kalite kontrol görevlileri ve veya üretimde çalışanlar)  tarafından saptanırlar. Bir kaç örnek vermek gerekirse :  raf ömrü geçmiş ürünler, hasarlı ürünler,  bozuk ürünler, spesifikasyona uygun üretilmemiş olan ürünler (yanlış delik çapları, yanlış kenar kesimler, yanlış monte edilmiş ürünler, yanlış formülle üretilen ürünler, formüle uygun olmayan ürünler, teknik resimlere uygun olmayan ürünler, müşteri iadeleri….)

Hizmet sektöründe, süreçler farklı da olsa durum temelde aynıdır. Bu sektörde de örnek sayısız olabilir. Akla hemen geliveren bir kaç örnek: yanlış reçete, hatalı laboratuar test sonucu,  raf ömrü geçmiş ilaç veya gıda,  lekeli çarşaf, bozulmuş gıda, araç-gereç,  yanlış rapor, yanlış randevu, hatalı araştırma raporu, iyi temizlenmemiş odalar, bakım zamanı geçmiş kamyonlar, müşteriye kaba davranış, temizlik kurallarına uymama…

Uygun olmayan ürün (uygunsuz ürün) ,  adı üstünde hatalı üründür.  Üretimde kullanılmaması, bir sonraki üretim aşamasına geçmemesi, ve müşteriye iletilmemesi gerekir.  Bunun sağlanabilmesi için uygunsuz ürünlerin sağlam veya doğru olanlarla karışmayacak biçimde işaretlenmesi (etiketleme, üstünü çizme, özel bir işaret koyma…) ve ayrılması gerekir (özel kaplar, karantina bölgeleri,  etrafı çevrilmiş ve işaretlenmiş alanlar, işaretli klasörler, dosya dolapları…)  Uygunsuz ürünün, herhangi bir nedenle müşteriye iletilmiş olduğu anlaşılırsa  bu durumun da kontrol altına alınması gerekir.

Uygunsuz ürünler, üretim sürecinin yapısına bağlı olarak değişik işlemlere tabi olurlarsa da, genel olarak hepsinin başına aynı şey gelmek zorundadır ki, üretim süreçleri kontrol altında tutulmuş olsun, etkin ve verimli olarak gerçekleştirilsin ve müşteriye de gerekliliklere uygun ürün göndermiş olunsun.  Uygunsuz ürünlerin ya amaçlanan kullanımını engelleriz (uygunsuzluk olmayacak başka bir amaçla kullanım), ya kullanımdan tamamen kaldırırız (hurdaya atma, iptal etme…) ya uygun bir yetkili veya müşteri tarafından onaylanmak suretiyle olduğu gibi kullanıma kararı alırız (buna sapma izni diyoruz) ,  veya uygunsuzluğu giderecek  bir işlem yaparız, yani ürünü tamir ederiz, düzeltiriz (ki bu durumda tamir-düzeltmeden sonra ürünün tekrar muayene edilmesi ve gerekliliklere uygunluğunun doğrulanması gerekir.)

Bu kadar basit işte.

Bozulmuş bir yemeğin  usulünce yok edilmesi gerekir, tuzu fazla kaçmış bir pilav ise yoğurt çorbasına çevrilebilir. Ekşiyen süt içilmez ancak kaynatılarak güzel bir lor peyniri yapılabilir. Ölçüsünde kesilmediği görülen sac parçalar (mümkünse) daha ufak boyutlu parçalara çevrilebilir. Yanlış bir raporu ise kaldırıp atmak (tamamen iptal)  ve yeniden hazırlamak gerekir. Yanlış çizilmiş bir teknik resmin de (proje üreten bir firma…) akibeti budur.  Fonksiyon testinden geçemeyen bir ürünün  ise başka amaçla kullanılması söz konusu olmayabileceğinden, mümkünse tamiri gerekir; tamir edilemiyorsa   Bu örneklerin sonu olmadığından daha fazla vermeyeceğim ama  hizmet üretimi ile fiziksel  üretim arasındaki bariz bir farkı da ön plana çıkaracağım. Hizmet üreten kuruluşlarda bazan uygunsuz ürünü karantinaya, kapalı kaplara…almak mümkün olmadığı gibi müşteriye iletilmesini de engelleyemeyebilirsiniz. Müşteriyle saygısızca ve kaba saba konuşan bir hostes/ garson/ kabul görevlisi…, parmağı çorbanın içine giren garson, hastasını azarlayan hekim…Bunlar hizmet sırasında gözlenen uygunsuzluklara örnek olabilir.

Uygunsuz ürünlere ilişkin kayıtların tutulması ve saklanması madde 8.3 ün gerekliliklerinden birisidir. Uygunsuz ürüne ilişkin bir  kayıtın en az  şunları içermesi beklenir: ürünün tanımı, uygunsuzluğun (ürünün uygun bulunmamasına neden olan hatanın) tanımı, ve yapılacak işlemler. Bu kayıtlar, varsa sapma izini ve  izini verenlere ilişkin bilgiyi de içermelidir.

Uygunsuz ürün kayıtları, çok ilginçtir, üretim sürecinin yapısına ve aşamalarına göre değişik formatlarda olabilir. Bazı uygunsuzluklara nasıl müdahale edileceği önceden bellidir ve o yol izlenir. Örneğin: beyaz eşya üretiminde montaj bandında hatalı olduğu gözlenen ürünler otomatik olarak tamir bandına sevkedilirler ve kayıtları da buna göre tutulur. Tamir edilen ürün tekrar montaj bandına döner (ilgili muayene operasyonunda öncesine) Benzer durum konfeksiyon bantlarında da vardır. Ancak, bantları arkadan besleyen operasyonlarda durum farklılık gösterir. Bu operasyonlarda da uygunsuz ürünlere ilişkin ilk kayıtları da muayene raporlarında, tamir raporlarında vs tutmak mümkün olmakla birlikte hatalı ürünlerin hemen tamiri ve bir sonraki operasyona geçmesi mümkün olmayabilir.

Özetle, Üretimin akışı sırasında gözlenen  hatalı ürünlere,  standard operasyonların gidişine göre uygulanacak işlemlerin belli olması durumunda uygunsuz ürün kayıtları muayene raporu, üretim raporu vb ortamlarda olabilir.

Ancak, hatalı ürünün depoda gözlenmesi,  uygunsuz ürüne uygulanacak işlemin ne olacağının önceden bilinememesi, veya standard tamir işleminin uygulanamaması gibi durumların da olması üretim süreçlerinde doğaldır.  Bu gibi durumlarda uygunsuz ürüne ilişkin kayıtların tutulması için “Uygunsuzluk Raporu, Uygunsuz Ürün Raporu, Uygunsuz Ürün Kontrol Raporu….” vb isimli formların kullanıldığını görüyoruz.  Hizmet sektöründe de buna benzer uygulamalar vardır.  Adının ne olduğu önemli değil, önemli olan en az uygunsuz ürün, uygunsuzluğun tanımı (hata tanımı), yapılacak işlem türüne ilişkin karar (yukarıda bahsedilmişti), kararı alanlar ve varsa müşteri veya yetkilinin sapma kararının kayıt altına alınmış olmasıdır…Elbette tüm bu bilgilerin tek bir ortamda, mümkünse toplanmış olması isabetli olur.  Söz konusu kayıt, uygunsuz ürünlerin adedi, tarih bilgilerini de içermelidir. Bazı işletmelerde uygunsuz ürüne uygulanacak işlemleri “malzeme gözden geçirme kurulu” adı verilen bir grup kararlaştırmaktadır. Böyle bir formal  grup olma gereği yoktur, ancak, hatalı bir ürünün başına geleceklere karar verenlerin, tipik olarak uygun olduğu şekilde kalite kontrol, üretim, varsa tasarım, ve duruma göre satınalma, satış birim yetkililerinden olması uygun olurdu (hizmet sektöründe ise bu birimlere eş birimler).

Uygunsuz ürün gözlendiği anda  ve veya o ürün için düzeltici faaliyet uygulanması ISO 9001:2008 gerekliliği değildir ve bu pratikte de mümkün olmayabilir çoğu zaman.  Ürün uygunsuzluklarının izlenmesi, ölçülmesi ( bu, ISO 9001:2008 madde 8.4 de ürün uygunluğunun izlenmesi, ölçümü ve analiz edilmesi olarak da geçer)  ve toplanan verilerin analizinden elde edilen bilgiye göre düzeltici faaliyet başlatılması gerekir.  Ancak, uygunsuzluğun boyutu, önemi, yarattığı-yaratabileceği risk göz önüne alınarak yapılacak bir değerlendirme sonucunda da spesifik tek bir uygunsuz ürün için, hatanın tekrarlanmasını engellemeye dönük olarak madde 8.5.2 ye göre  düzeltici faaliyet başlatılabilir; tabii, uygunsuz ürüne uygulanacak  işlemleri de gerçekleştirmek kaydıyla (madde 8.3).

8.3 maddesi uygunsuz ürünün bizzat kendisine uygulanacak işlemleri, 8.5.2 maddesi ise uygunsuz üründeki  ( ve başka uygunsuzlukların) hataların tekrarlanmasını engellemek için uygulanacak işlemleri tanımlar.

Reklamlar

About Selçuk Aytimur

Yolun yarısını geçeli çok olmakla birlikte, bana hiç öyle gelmiyor daha
Bu yazı Yönetim içinde yayınlandı ve , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , olarak etiketlendi. Kalıcı bağlantıyı yer imlerinize ekleyin.

One Response to Kalite yönetim sisteminde “uygunsuz ürünün kontrolu” üzerine (ISO 9001:2008 8.3)

  1. ozkanderya dedi ki:

    Çok teşekkür ederiz Selçuk Hocam.

Bir Cevap Yazın

Aşağıya bilgilerinizi girin veya oturum açmak için bir simgeye tıklayın:

WordPress.com Logosu

WordPress.com hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap / Değiştir )

Twitter resmi

Twitter hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap / Değiştir )

Facebook fotoğrafı

Facebook hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap / Değiştir )

Google+ fotoğrafı

Google+ hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap / Değiştir )

Connecting to %s