Hedeflere dair…ISO 9001:2008 5.4

Kavram kargaşaları her ülkede yaşanıyor. Türkiye de bundan nasibini alıyor.

ISO 9001:2000‘in yayınından bu yana ülkemizdeki kuruluşların çok büyük bir çoğunluğu da süreçler, süreç yaklaşımı, kalite yönetimi süreçleri vb kavramlarla tanıştı.  Kalite hedeflerine ilişkin gereklilikler de ISO 9001:1987 den   ( daha da öncesi BS 5750 1979  serisi) bu yana var  ISO 9001 standardında.

Genel olarak bakılacak olursa bu kavramlar tam olarak anlaşılamamış durumdadır hala (bu yalnızca bize özgü bir durum değildir). Bu kavramların anlaşılması ve gereğinin yapılması için ISO 9001:2008’in, ISO 9004:2009 ve ISO 9000:2005’in okunması, konuyla ilgili 2-3 günlük kursların alınması gerekli ve uygun olmakla birlikte yeterli değildir. Bilimsel yönetim dünyasının literatürüne göz atmak, hedeflerle yönetim, süreç yönetimi, sistem yaklaşımı, süreçlerin iyileştirilmesine ilişkin geniş bir bilimsel literatüre aşina olmak, okumak, araştırmak gerekir. (Hedeflerden bahsedince Peter Drucker‘ı anmamak olmaz)

Biraz “hedefler” (objectives) üzerinde durmak istiyorum. Süreçler konusunu bir başka yazıda ele alacağım.

ISO 9001:2008 de hedefler madde 5.4.2 de,  ve süreçlerin kontrol altında tutulmasına ilişkin gereklilikler de madde 4.1 ve 8.2.3 de olmak üzere ayrı ayrı ele alınırlar. Bu maddeleri burada kelime kelime tekrarlamayacağım; meraklıları standardı açıp göz atabilirler. ISO 9001:2008 ürün gerekliliklerine uygunluk,  müşteri tatmini… vd odaklı bir standart olduğundan firmanın genel ve bütün hedeflerine değil de “kalite hedefleri”ne odaklıdır daha ziyade ve bu “kalite hedefleri” nin ürün gerekliliklerinin sağlanmasına ilişkin hedefleri de içermesi gerekir.

Standardın kapsama alanı gereği olan bu kısıtlamaların çok dikkatli ele alınması gerekir uygulamada.

Kalite hedefi,  ISO 9000:2005’e göre kaliteyle ilgili olarak erişilmeye çalışılan amaçlanan “şey”dir. Ürün gerekliliklerinin sağlanmasına ilişkin hedefleri belirlerken bu tanımı da dikkatli ele almak gerekir. Japonlar  kaliteyi “iyileştirilebilen her şey” diye tanımlar (Ishikawa) . Bu açıdan bakınca, kalite hedeflerini belirlerken süreçlerin, organizasyonel yapının, üretim teknolojisinin, bina ve alt yapının, iş gücünün, donanımın, pazar payının, tedarikçilerin  vs vs vs  iyileştirilmesi gereksinimlerinin dikkate alınması uygun olur.

Hedefler, kalite politikasının çizdiği çerçeve içinde belirlenmek durumundadır.  Politikayla uyumlu olmayan veya politikanın içermediği bir hedef, yönetim sistemi için sadece bir kamburdan ibaret durumda kalabilir. Kalite politikasının da kuruluşun amaçları doğrultusunda belirlenmesi gereği tipik bir bilimsel yönetim kuralıdır (ayrıca bkz ISO 9001:2008 5.3) Kalite politikası ve hedeflerinin  kuruluşun yönetiminde odaklanılacak noktalar olarak belirlenmesi gerekir ki, bu da bizi (standartta yer almamakla birlikte) stratejik planlamaya doğru götürmektedir. Hedeflerin  stratejik bir planın kilometre taşları olarak tanımlanması yanlış olmaz.

Stratejik plan yapmak ISO 9001:2008 için şart değildir.

dilbert strategyAncak   hedefler belirlenirken hiç olmazsa kuruluşun gelecek yıllarda alması beklenen durumuna ilişkin bir değerlendirmenin yapılması uygun olacaktır. Bu değerlendirmeyi takiben erişilecek kilometre taşları olarak hedefler belirlenebilir.

line-of-sight

Hedeflerin bütün fonksiyonlar ve seviyelerde uygun olduğu şekilde ve ölçülebilir olarak belirlenmesi gerekir. Kalite politikasının tüm firma çapında izlenmesi gerektiği ve hedeflerin de buna uygun olarak belirlenmesi gerektiğinden bundan doğal bir şey olamaz. Hedeflere erişim durumu, hedefin içeriği ve yapısına  uygun olan periyodlarda izlenir.  Hedeflere erişmek için gerçekleştirilecek faaliyetlerin sistematik bir yapı içinde planlanması ve izlenmesi gerekir: faaliyetler, sorumluları ve bunlara ilişkin zaman planlamaları… Sistemin olduğu bir yerde “hedefleri koyduk, onlara erişmek için çalışacağız işte” diyerek çalışanları kendi bildiklerini yapmalarına bırakmak olmaz. (ISO 9004:2009 5.3). Zaten böyle yöneticilik ve iş adamlığı da olmaz, o da ayrı mesele…

Bu noktada kuruluşun durumuna bir göz atalım: Bütün kuruluşların tedarikçileri, müşterileri, çalışanları, uymak zorunda oldukları yasal düzenlemeleri, bağlı bulundukları yerel ve merkezi otoriteleri, içinde bulundukları doğal çevreleri, komşuları, pay sahipleri, ekonomik ilişki içinde oldukları başka kuruluşları, rakipleri…vardır. Bunlara “ilgili taraflar (interested parties) ” diyoruz. Sistem bu çevre içinde çalışır ve çevrenin getireceği risklerden etkilenir.  Bir başka deyişle, bu çevre kuruluşun hedeflerine erişiminde ve ilgili taraflara yaklaşımında pozitif veya negatif etkiye sahiptir.  Sonuç olarak, stratejiler ve dolayısıyla hedefler de belirlenirken  kuruluşun ilgili tüm taraflarının memnuniyetinin sağlanmasına dikkat edilmesi uygun olacaktır.

Dilbert-on-ObjectivesHedeflerin üst yönetimle alt yöneticiler arasında bir paslaşma ile belirlenmesi en doğrusudur.  Yönetimin bunun için uygun ortamı yaratması ve desteklemesi, izlemesi gerekir. Politikanın uygulanmasından tüm yöneticiler sorumludur. Çalışanların katılımı prensibine de uygun olarak, politikanın izlenmesi, stratejinin gerçekleştirilmesi için atılacak adımları yöneticilerin üst yönetimle karşılıklı görüşerek ve mutabakata vararak belirlemesi beklenir.

Gerçi, genellikle bu “hedefler” dediğimiz şeyler danışmanlar tarafından belirlenir ve altına dilbert-and-strategy-consultants

üst yönetim imza atar; bu hiç de doğru bir yöntem değildir.

Hedeflerin belirlenmesini sağlamaktan üst yönetim sorumludur (hedefleri belirlemekten değil). Tabii, kuruluşun çapına, büyüklüğüne göre bu durum değişebileceğini düşünmek lazımdır.

Hedefler iç ve dış faktörlerden etkilenirler; iyi belirlemek ve iyi yönetmek gerekir.  İş süreçlerinin de hedeflere göre yapılandırılması ve şekillendirilmesi kaçınılmaz bir gerekliliktir. Meraklılarına Garanti Bankası’nda 1991-2000 yılları arasına genel müdürlük yapmış olan Akın Öngör’ün “Benden Sonra Devam” adlı kitabını öneriririm.

Reklamlar

About Selçuk Aytimur

Yolun yarısını geçeli çok olmakla birlikte, bana hiç öyle gelmiyor daha
Bu yazı Yönetim içinde yayınlandı ve , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , olarak etiketlendi. Kalıcı bağlantıyı yer imlerinize ekleyin.

Bir Cevap Yazın

Aşağıya bilgilerinizi girin veya oturum açmak için bir simgeye tıklayın:

WordPress.com Logosu

WordPress.com hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap / Değiştir )

Twitter resmi

Twitter hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap / Değiştir )

Facebook fotoğrafı

Facebook hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap / Değiştir )

Google+ fotoğrafı

Google+ hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap / Değiştir )

Connecting to %s